5回シリーズの3回目で
「データの整理と共有範囲」です
Wi-Fi（無線LAN）を引き有効に活用する為には、役員が自治会活動で使っている多くのデータを利用し易くする必要がある
自治会活動は配布物が多い
また色々な規則や個人情報もある
それらの多くの情報はファイルとしてパソコン等に保存されている
それらをリストアップして、毎年更新して使っているモノや陳腐化して殆ど使っていないモノを分類し共有者を決め活用しやすいルールを決めなければならない
今まではUSBメモリーにデータを保存してあったり、パソコンのデスクトップ画面にそのまま保存してある
同じ様な性格の文書が異なるファイル名であちこちに散逸している
会長や会計の人が共有しているUSBメモリーはまだしも、その都度必要に迫られて作成したものは不適切な管理状態といえる
相当のファイルが保存してある
他の人はそれをプリントしたものを適宜見るだけだ
それ以外は毎月発行する瓦版、これは担当役員が自宅パソコンで作成している
ファイルのタイトルがボンヤリと付けられているものもある
多くのシートを連ねて一つのファイルになっているとタイトルを見ても内容が分からない
これらはファイルを再構成しなければならない
それらを行ってから、次に担当者や代行者、管理者などを決めて公有範囲を決める
またデジタルが苦手な人は紙ベースだけを希望する
これは認めなければ役員活動が難しくなるし、役員の引き受けを断る口実になる事も想定される
これらのことを役員会にはかり理解・納得を得なければならない
共有とか管理とか、デジタルデータの活用について慣れていないから納得に時間がかかる
そしてやっと共有フォルダに登録する準備が出来たことになる
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