今の時期、自治会は次期の役員改選や定期総会を控えて多忙な時期である
ところが、コロナの感染者急拡大により会合の開催に制約がかかった
先日も大切な組長会議の開催方法の検討等で役員会の召集があった
しかし、この時期は役員の勤務先で集会参加の規制もある
その役員から集会所に行けないのでオンライン会議の要請があった
役員全員がLINEのグループに加入しているから可能という訳だ
それでLINEのグループにオンライン参加の希望を聞くと過半数が希望する
翌日の緊急開催だが「集会所に出席する役員とオンライン参加」
の併用開催とした
幸い既にプロジェクターとスクリーンは設置されている
個人所要のパソコンとビデオカメラ、
三脚、ビデオキャプチャー等を持ち込み準備した
大切な事は、
①発言者の発言内容と表情を全員が視聴出来る事
②議事録を併行して板書し全員が確認出来る事
③会議資料は事前に配布する事(レジュメで良い)
パソコン版のLINEはカメラの切り替えが出来るので、
①発言者を写しズーム出来るビデオカメラ
②板書するホワイトボードを写すWebカメラ
二台のカメラを三脚に据え適宜、パン(左右)とチルト(上下)にふる
オンライン参加の役員の表情と発言は
パソコンに写るLINEの画面をプロジェクターで投映する
大画面(100インチ)なので会場の役員が見やすい
急遽準備したが案外スムースに運用出来た
むしろ普段の役員会のマスク着用の時よりも、
オンライン参加の役員の顔が見えて意思確認し易かった
役員会は十名の小人数なので無理すれば会合出来るが、
組長会議は四十名以上となり全員集合は困難だ
今後はZOOM等で開催する事も検討しなければならない
そのテストケースとして今回の成功は意義があった
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